发票在你和你的客户之间建立了一种协议，确保你能从你销售的产品中得到报酬。每张销售发票都列出了你销售的产品和数量、销售时间、价格和付款期限。
本指南向您介绍什么是发票，为什么需要发票，发票上应该包括哪些内容，以及作为企业主如何简化电子发票流程。
什么是发票?
发票是一种法律文件，它逐项记录了你的企业和客户之间的每笔交易。它确认并记录客户购买的产品以及他们同意为这些产品支付的金额。
发票与账单
账单记录了一笔顾客立即付款的交易。与通常有详细付款条件和其他信息的发票不同，账单只是对当前到期付款的简单说明。
发票与采购订单
采购订单的工作方式正好相反:它们详细描述了买家在某个价格点想要购买的商品。作为一家小型企业，当您向供应商订购大量产品时，您会发出采购订单。
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不同类型的发票
重复的发票
定期发票是指定期向客户发出重复交易的发票。一些例子包括订阅盒服务或年交付订阅，如ASOS提供的。
形式发票
形式发票显示货物的价格，并记录卖方交付货物的承诺。它是提前发放的，允许买家计划购买，并在购买前计算海关费用。
时间表发票
时间表发票是按小时收费的。它包括工作时数和每小时的费用，以构成总发票金额。
信贷发票
信用发票是当你需要给客户退款或折扣时开具的，通常是当客户付款时返回。它也被称为信用票据或信用备忘录。这张发票与以前的发票相反。
借项发票
借方发票通知买方他们当前的债务义务。它也被称为借方票据。当你需要增加客户欠你的金额时，它就会被发行。例如，他们订购了产品并收到了您的发票，但在稍后的日期将订单更改为更高的金额。
商业发票
商业发票对国际销售至关重要。用于产品跨境出口时的报关和报关费用计算。
商业发票需要列出发行者和买方的详细联系方式、包裹的内容及其价值、尺寸和重量、原产国、出口原因、订单日期和发件人的签名。
临时发票
中期发票是在大型项目期间为里程碑发放的。它们作为部分付款，使卖方和买方都能更好地管理他们的现金流。
过期发票
过期发票是指未按时付款的发票。逾期付款会对你的现金流产生巨大的负面影响，从而影响到你的业务。你支付员工、租金和供应商的能力。管理好你的应收账款，避免发票过期。
护圈发票
保留发票是为了收取产品或服务的预付款而开具的。这是存款发票的一种形式，允许您确认客户的承诺。
发票的要素
您的发票格式将取决于您的簿记需求、当地法规和您经营的商店类型。下面是一个典型的发票示例。
在创建发票模板时，请牢记以下要素:
1.发票的术语
首先，确保在文件的顶部包含“发票”一词。使其易于查看，并且不会与其他文档混淆，例如采购订单或贷方票据。
这不仅是出于实际原因;在大多数国家，这是企业对企业交易的法定义务。
2.唯一的发票号码
每个发票文件都应该有自己的参考编号，你的记账系统应该保留使用的数字记录。您的客户将使用您的发票号码来跟踪他们的发票付款情况。
按顺序为发票分配数字，从最低的数字(例如1或0001)开始，并为后面的每个发票分配OB欧宝娱乐APP下一个数字。
您也可以在您唯一的发票号码中使用字母，以方便分类和清晰。
3.贵公司信息
每张发票上都需要你的商业信息:公司名称、地址、电话号码和电子邮件地址。如果你有增值税识别码，请附上，它适用于交易。这应该位于发票的顶部。
这些细节还可以帮助您的客户在文件中保存正确的信息。
4.客户信息
客户信息也出现在发票的顶部，反映了公司信息的格式。包括客户的姓名、账单地址、送货地址(如果与账单地址不同)、电话号码和电子邮件地址。
5.发票日期
发票创建日期至关重要。它通常确定付款到期日期，并指出是否发票过期，需要你跟进。
6.所售产品的名称和说明
这是你的发票的主要部分，因为它构成了到期的总金额，并表明你的客户向你订购的产品。
每种独特类型的产品(例如，选定的颜色和尺寸的组合)在发票上都有自己的线条。每行项目也应该有这些列:
- 货物的描述。添加简短的产品描述和/或产品的SKU号。
- 数量。指定客户订购的产品的数量。
- 单价。一单位产品的价格。
- 行总。单价乘以数量。
7.销售税
销售税取决于你所在的州和你作为零售企业销售的产品类型。一旦你决定你是否需要收取销售税和多少，你需要把它包括在你的发票。
这是一个定期更新的表格每个州的销售税税率。
8.应付总额
这个数字应该从发票上的其他信息中脱颖而出——它是客户最重要的信息，也是你开发票的首要原因。
把你的行合计合计成小计金额。如果你不收取销售税或增值税，这也是你的总应付金额。
如果您需要收取销售税，请指出您收取的销售税税率，将小计乘以销售税税率，并将结果与应付总额相加。
例如:
- 小计:100美元
- 销售税税率:7%
$100 x .07 = $7→这张发票的销售税金额
$100 + $7 = $107→这张发票的总金额(小计+销售税金额)
9.付款条件
要在发票上写明你们的付款条件。这消除了客户的任何猜测或未说出口的期望。
以下是一些常用的付款方式:
- 净X。自发票之日起X天内付款。它们通常是净7、净30、净60和净90。客户通常会等到这个日期才付款。
- 提前付款(PIA)。在您完成订单并完成工作之前，全额付款。
- 预付现金(CIA)。与PIA类似，但付款是在您履行订单并完成工作之前以现金支付的。
- 在收到。当客户收到发票时，您期望付款，通常是下一个工作日。
- 月末(EOM)在开具发票的同一日历月的月底之前付款。
- 发票(15MFI)后的第15个月。付款日期为发票日期后的第15个月。
- 50%的预付。在你完成订单和完成工作之前，你要求总发票金额的50%。这通常用于较大的订单和项目。
10.付款细节
概述付款细节是一个伟大的方式，使支付供应商和客户发票更容易。近50%的客户谁不能使用他们喜欢的付款方式将放弃付款过程，所以这部分你的发票值得设置和灵活。
11.装货(船)条件
最后，包括你的运输条款，包括谁负责运输费用。
包括有关运输方法、预计交货日期和跟踪信息的详细信息。
怎样开发票
有几种方法可以创建发票，包括使用发票软件或手动创建。
使用发票软件
有许多开发票软件程序可以让您快速轻松地创建专业外观的发票。这些程序通常包括模板，您可以使用自己公司的信息和徽标进行定制，以及跟踪付款和生成报告等功能。
手动创建发票
要手动创建发票，您需要使用文字处理或电子表格程序。您可以使用模板或从头创建一个模板。一定要包括上面列出的所有必要的组成部分，一定要仔细校对你的发票，以确保它是准确和专业的。
创建有效发票的技巧
遵循这些提示，确保你的发票容易理解，并迅速获得付款。
- 将发票做成一页，并使用易于阅读的字体。
- 鼓励提前或按时付款。
- 创建一个可以复制和重用的发票，以尽量减少重复的工作。
- 寻找机会为重复交易开具循环发票。
- 建立一个可以由新订单触发的自动化系统。许多Shopify应用让它变得简单，完全放手。
- 提供各种在线支付方式，如信用卡和借记卡，信用卡，移动支付银行转账和分期付款，银行转账和分期付款。
发票的功能
发票是你工作的支柱现金流库存跟踪和业务会计。它们在一个页面上包含了所有关于销售的重要信息:
- 你销售的产品和它们各自的成本
- 总金额及销售税
- 客户的信息
- 您的联系方式
- 付款条件
- 交货的细节
然而，使用发票还有其他原因。
收集付款
发票能让你得到报酬——简单明了。它们列出了你的发票付款条款(比如在收据上或在月底之前)，这有助于你预测你的现金流，并计划与之相关的活动和费用。
跟踪销售
发票还允许您跟踪销售，包括确切的产品和销售金额，以及您在给定期间的销售数量。这对于了解营销活动对销售的影响以及下一阶段的计划非常有用。ob欧宝娱乐app下载地址
会计及税务用途
发票在记帐中起着至关重要的作用。他们帮助你跟踪你的商店的收入税收的目的，因为每张发票都是一份税务文件。
业务分析
分析发票可以更好地帮助你预估需求为您的商店特定的季节或基于年度趋势。这也意味着你可以跟踪和调整你的库存改善现金流，避免库存过剩或流行产品售罄。
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无论你是准备开第一张还是第100张发票，使用这些提示可以使你的发票系统更高效，让你的客户付款更简单，并按时付款。
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