工资单是企业为员工完成的工作支付的总金额。
这是工资管理的一部分:计算和支付工资的过程，申报税，并保持准确的工资记录。
管理工资对任何商店来说都是一项巨大的责任，从那些偶尔雇佣帮手的商店到那些追求增长的商店。它可能是干燥的，耗时的，有压力的。
当工资单处理得当时，事情就会一帆风顺，员工会按时领到工资，企业也会纳税。但如果做得不好，员工会不满意，错过最后期限的惩罚会很大，不遵守规定可能会对你的商店有害。
大公司有完整的部门来处理工资问题，但小商店和兼职工作往往需要自己解决所有问题。
本指南将带您完成工资单设置，管理工资单的技巧，以及您可以选择的每种工资单系统的优缺点。
什么是工资单?
工资单是你为员工在一段时间内完成的工作支付的工资总额。发薪频率通常设置为每周，每两周/每月两次，或每月。
但工资单不仅仅是支付准确的工资。您还需要:
- 收集员工资料
- 计算净工资
- 申报、预扣、纳税
- 遵守税法和劳动法
- 保持准确的记录
按时支付员工工资对于团队士气、完成工作、激励员工(如果你雇佣的是临时助手)以及留住员工(如果你在寻找长期员工的话)。
如何一步一步地建立工资单
下面是你需要完成的设置工资单的五个步骤:
- 登记雇主识别号码(EIN)
- 向员工收取w -4表格
- 建立工资表
- 扣缴税款
- 提交税务表格和员工w -2表格
1.登记雇主识别号码(EIN)
您需要雇主识别号码(EIN)来雇用和支付员工工资。ein是唯一的号码，是社会安全号码的商业版本。
EIN也被称为雇主税号或联邦税号。你将用它向美国国税局报告税收和其他相关信息。
在线申请是注册EIN最简单快捷的方法。您的信息将在在线会话期间进行验证，您将立即收到您的EIN。
或者，你可以通过传真或邮寄一份填好的SS-4形式到正确的号码或地址。您将在四个工作日内通过传真收到您的EIN，或在四周内通过邮件申请。
2.向员工收取w -4表格
对于每一个你雇佣的员工，你必须收集他们的形式圆满填写完减免证明，也称为雇员扣缴证明。
每个雇员必须在入职第一天之前提交W-4表格。这张表格可以让你根据婚姻状况、家属、其他工作或收入等因素预扣正确的联邦所得税扣除。
确保员工在表格上签名;如果没有，则表格无效。
你的雇员可以在他们的个人或财务状况发生变化时填写并重新提交新的W-4表格，国税局每年都会发出新的W-4表格。这两者都是员工每年查看W-4表格的重要原因——你可以随意鼓励他们这样做。
3.建立工资表
工资表是指你的员工多久发一次工资。常见的工资表包括:
- 每周:一周一次(一年52次薪水)
- 双周:每隔一周一次(每年26张薪水)
- 半月:每月两次(一年24次工资)
- 每月:每月一次(一年12次薪水)
没有联邦法律规定你应该多久支付一次工资，但是每个州都有自己的关于最低工资频率的法律。
例如，在亚利桑那州，您必须以最多16天的间隔(半月)支付员工工资，而俄勒冈州和北达科他州则要求至少每月支付一次。一定要检查国家发薪日要求在定义工资表时。
关于最佳薪酬期对于你的商店，考虑以下三个因素:
- 费用和时间:每周最贵，每月最少。
- 员工偏好:小时工更喜欢每周一次，两周一次(这也是美国大多数员工的薪酬方式)，而月度员工最不受欢迎。
- 工资和会计后勤:每周最困难，每两周可能会很复杂，而半月和每月是直接和容易的。
4.扣缴税款
你必须在每个工资期向你的雇员预扣雇佣税。你从每个雇员那里扣留的金额取决于他们的收入和W-4表格上的信息。
这些税包括联邦所得税预扣税、社会保障税和医疗保险税。
这里有一些资源可以帮助你计算、预扣和支付正确的税款:
你也可以帮助你的员工了解他们的预扣税，鼓励他们使用预扣税预估员。
5.提交税务表格和员工w -2表格
您将使用941表来提交您的季度联邦纳税申报表。这个表格可以让你报告所得税，社会保障税，或医疗保险税从你的雇员，和你的雇主的部分。
表格941是不断更新的，所以总是参考国税局的指令填写及存档表格前。
每年，你还需要向社会保障局提交雇员W-2表格。目前，2021年表格的截止日期是2022年1月底——最准确的截止日期总是列在表格中报税表的说明。SSA鼓励所有雇主以电子方式提交W-2表格，因为这有助于速度和准确性。
你还要负责提交一份腰布返回(联邦失业税)。
记得留意你所在州和地方的税收法规，了解你在联邦税之外的义务和截止日期。
管理工资单的技巧
既然你知道了如何设置你的工资单，这里有一些关键的技巧，可以让它轻松管理:
- 共享工资日历
- 维护员工和工资记录
- 了解最新的税法
- 任命一名工资管理人员
- 征求员工的反馈
1.共享工资日历
工资单日历是一个公共的、可共享的日历，它概述了工资周期、工资日期、工资单到期日期、工资单任务和假日。
这将帮助你的员工理解:
- 他们什么时候能拿到工资
- 他们被支付的期限
- 潜在的延迟或工资日期的变化(例如，由于公共假期)
- 他们提交考勤卡的截止日期
不要以为你的员工默认知道这些日期。一项调查显示不到一半的员工雇主曾经向他们解释过工资单，几乎同样多的人不理解工资单上的信息。
为什么发工资的日期会有什么不同呢?一个工资单日历可以减少任何混乱(以及与员工询问信息的来回电子邮件)。
对你来说，工资单日历列出了要做的关键任务，比如存入款项和提交纳税表格，这样你就可以每次都按时支付员工工资。
你的财务状况取决于你如何管理工资。用工资单日历来管理它，这样你就可以跟踪重要的日期，假期，pto。它还可以帮助你的员工确定截止日期和发薪日。与您的商店或商店的主管和经理共享日历，以便他们可以透明地与他们的团队共享。
2.维护员工和工资记录
当您为您的商店雇佣帮手时，您将为每个员工生成文档和记录，包括:
- 基本信息:员工姓名、地址、社会保险号码、出生日期
- 税务表格:W-4，州W-4，其他扣缴表格
- 入职前记录:求职申请、面试记录
- 考勤记录:考勤卡;总工作时数(每天和每周)，休假时间，剩余休假时间
- 工资记录:工资率、日/周总收入、加班收入、奖金和佣金、福利和扣除、捐款、费用报销、加薪文件、工资期限、工资存根
联邦法律规定你必须这样做保存工资记录三年，工资税记录(如失业税)四年。有些文件，如退休收入和401(k)计划的细节，你必须保存6年。
一定要查看你所在州关于工资记录保存的法律和要求，因为它们可能比联邦法律和要求要长。例如，纽约州要求你保留6年的工资记录。
你可以保留工资单记录的纸质副本，也可以在你的设备或使用工资单软件上以电子方式存储它们。在这两种情况下，保持员工和工资单记录的安全至关重要，因为它们包含敏感的机密信息。
组织是关键——保持干净的工资单记录是至关重要的。每次管理工资单时都有很多事情要做(包括让员工正确扣缴)，而且你必须跟上美国国税局的季度报告。一定要在一个安全的地方保存长达四年的员工I-9表格、w -2表格、w -4表格、州新员工表格、所有报税表的副本，并始终保存所有税款存款、时间表和工资单的日期和金额。当涉及到记录保存时，不同的州有不同的要求(即使对于已经被解雇的员工)，所以保持要求和保持记录的干净和良好的维护将使审计顺利进行，这也将帮助你在问题出现之前发现问题。
3.了解最新的税法
工资的错误可能会让你付出数百甚至数千美元的罚款。您必须了解最新的税法和要求，以确保您:
- 按时申报纳税
- 根据联邦和州法律处理工资
- 计算并支付正确的加班费
- 保持完整和准确的工资记录
其中一个挑战是跟上定期更新的法律。另一个是确保当你的商店增长时，比如扩展到不同的州，远程招聘或者与全职员工和兼职合同工一起工作。
要保持最新状态，请定期查看国税局的网站，你的国家税务网站(例如，taxes.ca.gov加州和comptroller.texas.gov比如德州)，还有税收中心，比如德勤的那个。
4.任命一名工资管理人员
你的工资任务很有可能超出你所能投入的时间和精力。这种情况可能会发生，因为你的员工从2人增加到20人，开了更多的店，或者只是把你现有的一家店和你已经服务的社区加倍。
在任何一种情况下，工资单都可能变得有压力和难以承受。与其为此失眠，不如考虑任命一名薪资经理。
如果你想让你的公司保持小规模，但又需要减轻你的工资负担，这可能是一个现有员工或兼职自由职业者的混合角色。
如果你想扩大你的商店，需要更强大的工资支持，你可以雇佣一个全职的工资管理人员，一个外部会计，或者一个工资服务。他们会比你做得更好更快，而且他们是遵守工资法律法规的专业人士。
工资是复杂的，这就是为什么你应该组建你的工资小组。在你的工资单流程中，关键的参与者是:a)你的工资单提供商，b)会计(或其他财务专业人员)，以及c)人力资源业务合作伙伴。一旦你组建了这个强大的工资小组，你应该分而治之;每个人都将拥有流程的一部分，并帮助您管理和批准工资。
5.征求员工的反馈
让你的工资单成为双向交流的渠道。不要假设你的员工完全理解工资单是如何工作的(并且他们对此很满意)，而是要公开征求他们的反馈和问题。
你可以通过询问以下问题来提示员工反馈:
- 你对使用或提交考勤卡有什么问题或顾虑吗?
- 你想更好地了解你的工资单吗?
- 你对工资表有什么建议吗?
- 我们的工资单日历是否清晰且易于浏览?有什么东西少了吗?
公司里的每个人都会受到工资单的影响，所以每个人都可能想要参与其中。这将帮助你改善员工的薪酬方式。您可以使用问题和反馈来创建内部文档和常见问题解答，解释您的薪资流程以及它如何影响员工。
如何选择薪资系统
有几种管理工资单的方法:
- 手册/ DIY工资
- 工资软件
- 雇佣一名会计(内部或外部)
- 就业服务
每种方法都有好处和潜在的缺点——以下是你需要了解的每种方法。
1.手册/ DIY工资
自助工资单通常是那些经营商店作为副业的人的首选，对于没有增长和扩张计划的小店主来说也是如此。
这个工资单系统意味着你，店主，手动收集所有文件，通过电话、传真或网上报税，存款，保存工资单和雇佣记录。
优点
- 成本效益，因为您不需要为服务、工具或其他人支付工资单
- 对你的收入、现金流和工资支出有很多的控制和洞察
缺点
- 这是小企业主花费的时间最多五个小时的工资每一个发薪期)，甚至多雇佣一个员工都会给你已经满肚子的工作增加额外的任务
- 如果你没有及时发现错误，你可能会犯错误并付出巨额罚款
- 了解最新的税收法律法规是你的责任
手动工资单可能是开始管理工资单的好方法，但它需要大量的注意力、时间和精力来OB欧宝娱乐APP确保你保持合规。
2.工资软件
工资单软件是一个简化和自动化工资单的解决方案。
您仍然负责管理进入该工具的数据，但工资软件允许您存储税务文档，归档和发送工资税，向员工存款付款等等，因此您不必手动操作。
当你拥有一个小团队时，DIY是可行的，但随着你的成长，它变得难以管理，不仅因为它耗时，而且它为错误提供了空间。这可能很危险。使用工资单软件将大量工作置于自动化模式，并保护您的时间和业务免受诉讼和昂贵的错误。这是一笔小小的额外开支，但从长远来看，它会为你节省时间，并让你内心平静。
优点
- 您可以对数据、报告、文件、历史等进行大量控制和洞察
- 由于基于云计算，所有设备都可以轻松访问
- 价格实惠，许多选项的价格低于每月40美元
缺点
- 你仍然要对任何错误负责——工资软件供应商不会接管你的责任，比如归档和纳税、支付员工工资或保存记录
- 根据你选择的平台，可能会有一个学习曲线
薪资软件由衷的高兴提醒你工资何时到来，让你跟踪时间和批准休假，通过通知你税法的变化来帮助你保持合规，处理福利扣除等等。
对于使用ob欧宝appiOS 在美国，Shopify应用商店中有很多应用程序可供选择，可以管理工资单、日程安排和时间跟踪。以下是一些流行的选择，排名不分先后:
3.雇佣一名会计(内部或外部)
你可以雇佣一个内部会计或外部承包商来准备你的账目，跟踪你的财务状况，管理你的工资。
如果你在内部招聘，这个人可以手动管理工资单或使用工资单软件——这两种选择都有效，它们的优缺点仍然适用于管理工资单的人。如果你雇佣一个承包商会计，他们会有自己的流程和设置来管理客户的工资单。
优点
- 给你额外的时间和注意力，因为你会从你的待办事项中卸载大量的任务和提醒
- 消除你的压力和压力，让你了解最新的法律，自己处理工资
- 你会有一个人去解决所有关于财务、税务、合规、记录保存等问题
缺点
- 减少对文件和文档的控制
- 这可能是昂贵的，扰乱你的现金流，特别是如果你带一个全职员工
如果你选择了这个选项，一定要花足够的时间去寻找合适的人。向其他店主和企业家寻求建议，查阅评论和经验，花时间确认这个人符合你的需求。
他们犯的每一个错误，在联邦层面上，都会让你损失近2000美元。让这一点深入人心。在税收方面，每犯一个错误大概要交300美元。如果他们晚存一天，你的资金就会减少3000美元。因此，在你雇佣那些说‘这只是一份简单的工作，我将支付最低工资’的人之前，要确保你能负担得起罚款。
4.就业服务
工资单服务或工资单管理公司允许您将其工资单管理外包给专业团队。他们计算你的工资单，提交税务报表，支付给员工的存款，处理新员工，等等。
优点
- 你的盘子零压力，因为你有一个团队的人处理你的工资管理的每一个细节
- 为快速增长和变化的企业、远程招聘和/或在不同州和国家经营商店提供增强的帮助
缺点
- 一开始成本很高，随着OB欧宝娱乐APP您的成长，并且需要更多的工资单和法规遵从方面的支持，成本可能会更高
虽然他们可以为各种规模的企业服务，但由于他们提供的专业知识和支持的规模，工资服务通常最适合中型和大型商店。
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