这篇文章是由Deanna deBara为我们在由衷的高兴这是一个与Shopify无缝集成的全方位服务在线薪资平台。
根据美国国税局在美国，40%的中小型企业面临与不正确的工资单申报相关的国税局罚款。这些惩罚转化为巨大的数字;根据美国工资协会的数据，超过500万雇主支付了巨额工资70亿美元的民事罚款仅在2017年就向美国国税局捐款。
零售企业当然也不能幸免于工资错误的后果。作为一个零售商，你可能会同时雇佣兼职和全职员工，如果你是一个更大的企业，你可能会在不同的地方雇佣员工。这就有很多机会出现常见的工资单错误，也有很多机会让你发现自己因这些工资单错误而面临处罚。
但是，确切地说，在工资发放过程中最常见的错误是什么?后果是什么?而且，最重要的是，你如何才能避免这些薪资错误(以及随之而来的昂贵罚款)?
5个最昂贵的零售工资错误(以及如何避免它们)
工资错误#1:迟交就业税
点球:自第一次通知之日起超过10天仍未缴纳的存款，最高应缴税款的15%
当你管理一家零售企业时，不管是线上还是线下，你很可能在不同的时间给员工支付不同的薪水。例如，如果你经营一家实体店，你可能会有一个兼职收银员，每周工作几班和全职工作并享受福利的经理。
或者，如果你管理一家Shopify商店，你可能会有一个支持团队，他们每周工作几个班次来管理支持票，一个入站营销经理，每周工作20个小时来产生新的潜在客户，还有一个电子商务经理，他在你的公司办公室全职工作，管理你的商店的运营。ob欧宝娱乐app下载地址有这么多不同的薪酬结构，很难跟上需要支付什么税，为谁以及何时支付。
但是，除非你发现自己要处理一些相当严厉的工资税罚款，否则你肯定会想要在付款到期时保持领先地位。
作为雇主，你是要求来存款就业税包括雇主和雇员定期(每月或每半周)预扣的联邦所得税和联邦所得税。如果你没有按时存入这些存款，你可能会发现自己面临着巨额的工资税罚款，罚款的数额会根据你提交的时间而增加。
如何避免:
如果你想避免因迟交文件而被罚款，那么清楚地了解这一点很重要就业税到期日期(把这些截止日期写在你的日历上!)
如果你按月存款，你将在下个月的15号之前存入就业税。如果你每半周存款一次，你将把周三到周五支付的就业税存到下一个周三，把周六到周二支付的税存到下一个周五。
如果你做如果你迟交，有两种例外情况可以帮助你避免罚款。根据美国国税局在美国，“法律允许国税局取消存款罚款，如果:(1)罚款适用于在规定的存款频率改变后的第一笔规定存款，以及(2)你在到期日之前提交了就业税申报表。”
薪资错误#2:对员工和合同工进行错误分类
将非豁免雇员归类为豁免雇员的罚款:自员工索赔之日起三年内拖欠员工的全部未付加班费
将雇员归类为独立承包人的处罚:支付给员工的所有工资的1.5%，未提交W-2表的罚款50美元，员工FICA税的40%和雇主FICA税的100%
如果判定错误分类是故意的，将受到处罚:支付给雇员的所有工资的20%，雇员和雇主的FICA税的100%，以及最高1,000美元的刑事罚款和/或一年监禁
当你雇佣你的团队时，每个团队成员的分类方式在很大程度上取决于他们的工作职责和结构。例如，如果你为一个短期项目雇佣了一名自由平面设计师，比如帮助你重新设计商店的标志，他们就会被视为独立承包商。
如果你雇佣一名小时工每周在销售楼层工作几次，他们就会被认为是非免税的。如果你在公司办公室雇佣了一位带薪的营销副总裁，他ob欧宝娱乐app下载地址们会被认为是免税的。
这些分类在你(雇主)和他们(雇员)的纳税方式中都扮演着重要的角色，如果你错误地将雇员归类为承包商或非豁免雇员，这可能会导致巨大的(和昂贵的)问题。
如何避免:
对员工的错误分类可能最终成为零售企业可能犯的最昂贵的工资错误之一，所以确保你了解每一种分类，并在一开始就正确地对你雇用的每个人进行分类是很重要的。
顾名思义，独立承包商比雇员更有独立性。根据国税局的定义，“一般规则是，如果付款人有权控制或指导工作的结果，而不是工作的内容和方式，则个人是独立的承包商。”
将员工划分为豁免或非豁免将取决于他们的角色，工作职责和责任。一般来说(但不总是)，工薪员工被认为是免税的，而小时工则不免税。非豁免雇员受公平劳动标准法并有权获得加班费，而豁免员工则没有。
工资错误#3:使用错误的状态处理工资
处罚:不同
如果你经营一家较大的零售企业，你可能在一个州有一个公司办公室或旗舰店，但也有零售业务(和雇员)在其他州。如果你经营电子商务业务，你的雇主和承包商可能分散在全国各地，但都在为你的Shopify商店工作。
每个州都有不同的工资法律和规定，作为雇主，你必须遵守雇员工作所在州的法律和规定，而不是你公司所在州的法律和规定。
例如，假设您的电子商务业务总部设在底特律，但您刚刚在西雅图雇佣了几名全职客户服务代表。密歇根州和华盛顿州有不同的最低工资法，虽然你可能会付给底特律的csr每小时10美元(这没问题，因为。密歇根州的最低工资是每小时9.65美元)，为了遵守华盛顿州的最低工资法，你至少必须支付你的西雅图团队的工资每小时13.50美元。
如何避免:
如果你的员工在不同的州工作，保持准确的工资单记录，并根据州组织文件。因为底线?如果你是根据公司所在的州(而不是员工积极受雇的州)来计算员工的工资和预扣，这可能会导致工资不准确——这反过来可能会导致严重的处罚。
例如，如果你根据所在州的最低工资法少付了一名员工的工资，你就会为欠下该员工的所有欠薪而陷入困境。如果你的预扣税是不正确的，你没有支付准确的税款，你也可能会被国税局罚款和利息。
工资错误#4:计算错误或没有支付加班费
处罚:100%的加班费，每次违规最高1000美元的民事罚款，以及任何额外的州罚款
在零售业，轮班通常持续4到8个小时，而且很有可能，你会小心翼翼地给你的非豁免员工安排每周40小时或更少的加班时间，以降低加班成本。
但是，如果一名非豁免员工每周工作超过40小时(例如，一名员工在下班后留下来几个小时，帮助经理库存新商品)，确保这些时间有适当的记录是很重要的，并且该员工会得到相应的补偿。
如前所述，未获豁免的雇员受到劳工保障法的保护，有权获得加班费。根据美国劳工部的数据“除非得到豁免，该法案所涵盖的雇员在一个工作周内工作超过40小时必须获得加班费，加班费不得低于正常工资的一半。”
非豁免员工的加班时间也没有上限;如果他们工作超过40个小时，法律要求你为每一个小时支付加班费。此外，许多州都有自己的加班规则——如果你所在的州属于这一类，你就需要根据任何适用的州法律提供加班补偿。
如果你没有在加班期间向员工支付加班费，他们可以向劳工部投诉——你不仅要支付这些加班费，而且你也可以面临1000美元的民事罚款(加上州政府带来的任何额外处罚)。
如何避免:
如果你不想支付加班费，重要的是要制定相应的计划，并确保没有员工超时工作。做好细致的时间记录也很重要，这样你就能准确地知道员工什么时候打卡下班，他们一周工作了多少小时，以及你是否需要在每个工资期处理加班费。
薪资错误#5:保留不准确、不完整或杂乱无章的记录
处罚:不同
在一个理想的世界里，你的零售业务永远不需要处理可怕的“A”字审计。但是，如果你发现自己面临着国税局的审计，你必须有准确、完整和有组织的工资单记录。否则，您可能会面临各种罚款、罚款以及其他与税收或工资相关的问题。
举个例子，假设你发现自己被国税局审计了——当他们检查你的记录时，他们意识到你没有为你在一家商店雇佣的一批季节性员工填写或提交W-2表格。根据你提交W-2表格的时间，你需要支付相应的费用每份纳税申报表罚款50至260美元。再乘以10名员工，你将面临500至2600美元的罚款。
或者，假设你没有向一群自由撰稿人发送1099表格，这些撰稿人是你雇佣来为你的Shopify商店写产品描述的。如果没有向承包商提供1099表，美国国税局的最低罚款是250美元-因此，如果你没有向10个承包商发送1099表，你将面临2500美元的罚款。
如何避免:
重要的是，你要为所有员工保留准确、完整和最新的工资单记录，包括w -2表格、考勤表和工资记录。不要以为一旦员工离开，你就可以把记录扔进垃圾桶;美国国税局要求你保留大多数雇员和工资记录至少四年小企业管理局(SBA)建议保留所有工资记录6年(因为有些州有不同的要求)。
保持细致的员工和工资单记录可能是一件痛苦的事情，但如果美国国税局(IRS)来敲门进行审计，你(和你的商业银行账户!)会感激你所做的。
工资的最佳做法，以防止处罚
没有企业愿意把辛苦挣来的收入花在工资罚款上。幸运的是，有一组最佳实践可以在你的工资流程中实施，可以帮助你避免工资错误(以及随之而来的惩罚):
- 提前运行报告。你给自己管理工资单的时间越多，你就有越多的时间来识别和纠正错误。提前做好报告(而不是在编制工资单的前一天)会给你足够的时间检查错误，并在必要时修正这些错误。
- 纳税预算。雇佣税是定期缴纳的。你知道你将不得不支付他们——为他们做预算将确保你有足够的资金在他们到期时存入你的存款(并避免在此过程中任何迟交的罚款)。
- 制作一份工资清单。在编制工资单时，有很多事情要做。创建一个清单，列出所有与工资相关的任务，以及何时需要完成，这可以帮助你保持在正轨上。为了确保你检查了清单上的每一个待办事项，你可以把工资单上的项目添加到你的日历上，并设置一个闹钟来提醒你完成任务。
- 自动化你的工资系统。当你手工处理工资单时，你就给人为错误留下了很大的空间。通过自动化你的工资发放流程——而不是试图自己解决像扣款、加班和专利申请等问题——你把人从等式中剔除，大大降低了你犯代价高昂的工资错误的机会。
- 立即处理任何工资错误。无论你多么精通薪资游戏，错误都有可能发生。但是，如果你发现工资上的错误，关键是要立即处理。你越早发现并纠正工资错误，你就越不可能支付越来越多的利息和罚款。如果你能证明这是一个行政疏忽(而不是故意的行为)，你甚至可以得到你的罚款豁免。所以，当涉及到工资错误时，你越早面对和处理它们越好。
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尝试Gusto免费!薪资错误常见问题
常见的工资单错误有哪些?
- 不正确的工资率计算
- 不遵守工资和工时法
- 延迟处理工资
- 不准确的额度
- 不准确的工资扣除
- 时间跟踪不正确
- 未支付加班费
- 错误地将员工归类为独立合同工
- 未能提供规定的福利
- 对豁免和非豁免雇员的分类错误
如果工资单错了怎么办?
如何修正工资表错误?
- 检查所有工资单记录和文件:检查所有工资单记录和文件，如考勤表、工资存根和工资报表，以确定错误的原因。
- 纠正错误:根据错误的类型，可能需要对员工的收入、扣除或税收进行纠正。
- 通知员工:一旦错误得到纠正，立即通知受影响的员工是很重要的。
- 记录错误:最后，确保记录错误以及在将来出现任何问题时为修复错误所采取的步骤。