欢迎来到Ask Shopify，这是一个电子商务专家解决店主试图启动，建立和扩展商店的实际问题和挑战的系列。我们在这里帮助你的商店的各个方面，从营销到人力资源到会计。ob欧宝娱乐app下载地址
我们是谁?我们是Shopify内外的电子商务专家。我们的团队整天沉浸在电子商务的世界里(有时他们自己经营商店!)，我们的Shopify专家团队和我们惊人的客户，我们可以获得世界级的专业知识-现在你也可以了。所以让我们深入讨论并回答你们的问题，因为这些问题都很好。
问题:
“我想知道如何从每日、每月、每季度和每年的角度来做电子商务簿记。我是新手，也没钱雇别人。但如果我能理解这个过程，我就能做到，没问题。”
答:
理解和跟踪公司的财务状况是拥有一家企业的重要组成部分。这就是为什么当你经营一家企业时，簿记是你必须学习或外包的东西。
幸运的是，我们不仅可以学习如何管理自己的账本，而且自己管理账本还有一些显著的好处。
我们采访了两位专家，以帮助你掌握自己的财务管理:查理·阿什伯恩(Charlie Ashbourne)， Shopify的内部会计师，过去曾与企业家一起处理会计问题;希娜·布雷迪(Sheena Brady)， Shopify Plus的商业成功经理，她也经营着一家成功的企业。梳理茶并建立了一个系统来管理她的业务。
在最高水平上，他们推荐了一些你可以每天、每周和每月做的事情，以保持你的书处于最佳状态。
你每天应该做什么?
每天，你需要记住的一件事就是收据。
为你的业务中发生的任何事情留下书面记录，这可能意味着保留你与新供应商的咖啡会议的收据，或者收藏你最新一轮数字广告的电子邮件收据。
保存这些记录如此重要的原因很简单。为了获得合法商业开支的全部税收优惠，你需要有能力支持他们。
“如果你没有足够的支持，你可能会被拒绝税收抵免和扣除费用，如果你确实有资格享受这些，在纳税时可能会受到很大的打击，”查理说。
因此，你的日常记账任务是确保你有一个跟踪收据、发票和相关电子邮件的计划。您希望这些文档易于访问，这样使用它们就不需要花费大量的时间或精力。
对于收据和发票，你可以设置一个特定的文件夹，把它们放在办公室里。当涉及到电子邮件时，如果你倾向于从特定的发件人(你的软件提供商，数字广告等)那里得到它们，你可以在你的收件箱中设置一个简单的规则，将它们都汇集到一个名为“收据和发票”的文件夹中。
你甚至可以创建一个简单的待办事项列表来处理这个过程，这就是Sheena为挑逗茶所做的。
“只要有发票或收据通过电子邮件发给我们——现在95%都是这样——我就把附件上传到谷歌硬盘上，按月分成发票文件夹。这意味着我很少需要打印、归档或存储这些信息，这本身就节省了很多时间。”
你每周应该做什么?
簿记不应该成为你每周待办事项清单上的一项巨大任务。每周有两件关键的事情你应该关注:你的现金流和可变费用，尤其是当它们是全新的时候。
注意你的现金流
你在银行里有存款吗?有多少?这些钱需要支付什么费用?当涉及到现金流时，这就是你所关注的。
“除了收入和支出，关键是管理好你的现金和现金流。人们通常有一种误解，认为如果你的收入是X，那么你就有那么多现金，但事实并非如此。”
在日常生活中，你可能需要决定什么时候买东西，或者在你的生意上花多少钱。了解你手头有多少现金，以及这些现金还需要支付什么，是管理你的账目和你的业务的关键部分。
密切关注新的或可变的开支
大多数时候，查看和回顾你的开支可以是一个月的任务。但是，如果你有任何新的支出，或者可变支出，你就需要密切关注它们，以确保它们与预期相符。
“以营销费用ob欧宝娱乐app下载地址为例:如果你最近分配了投放付费广告的预算，并且它每天都在波动，你应该密切关注它，直到你对这种行为感到满意，”查理建议道。
毕竟，如果在月底之前有办法评估新的计划和费用，你可以更快地做出明智的决定。
你每个月应该做什么?
如果你和簿记员一起工作，你可能每个月都会和他们联系，检查你的账簿。作为一个自己动手的人，你应该制定一个计划，坐下来，每月花一些时间整理你的书。
获取业务快照
在每月的基础上，你应该把你的业务作为一个整体来看待，了解事情是如何发展的，并对更大的图景有一个感觉。
“在月底，你要确保你已经把所有的费用都入账了，然后看看你的销售、费用、收入和现金状况。你也要确保关注你感兴趣的任何关键领域。”查理说。
回顾这段时间是一个很好的时机，你可以关注每个月看到的趋势，并从财务角度考虑如何处理即将到来的一个月。你还可以特别关注任何新项目、活动或运营变化，看看你是否注意到它影响了你的销售、支出，或两者兼而有之。
注意开支
除了你每天需要做的记录，每周需要做的检查之外，你每月的回顾也是一个很好的时间，可以更有策略地思考开支是如何适应你的业务的。
“即使我们的销售业绩很好，我也总是认真考虑开支。商业成功的一个重要指标是盈利能力，你经常可以通过分析你的开支并创造性地找到降低开支的方法来创造意想不到的利润。”
“去年，我看了一下我们卖的一款很受欢迎的茶具，做了一些研究。我问我们的供应商，根据我们的历史和我对制造商的了解，是否有折扣的余地。他降低了我们的单位成本，仅去年一年，我们就在这个订单上节省了5000多美元。”
保持组织
如果有一种陈词滥调是每个不是会计的企业家都能认同的，那就是“装满收据的鞋盒”。当然，你的梦想是把这个鞋盒交给一个会计或簿记员，他们能理解这一切，但你也有办法自己处理这个鞋盒。
在你的月度回顾中，检查你的电子邮件，谷歌硬盘文件，或者你的鞋盒里所有存储的收据。将它们按费用分类，既可以让你在纳税季节有条理，也可以看看你在库存订单和广告上实际花了多少钱。
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根据你需要了解的内容进行调整
没有两家企业是相同的，虽然每个企业都有适用的基本原则，但你独特的收入和支出组合可能会导致你对簿记的需求与其他企业略有不同。
“我过去常常根据订单来评论我的书。每一笔订单，我都会用记账软件进行记录和追踪。事实证明，这是不必要的。对于我们的业务来说，我们评价中最重要的是每个月的总销量。”
如果你记录了所有你需要的税务目的，你得到了你需要的信息，你需要对你的业务做出战略决策，你可以选择简化流程，这对这些事情都不是至关重要的。
理解你的书是一门好生意
无论你是自己管理你的账簿，还是决定最好雇一个簿记员，了解资金是如何通过你的业务流动的是一件好事。
“拥有适当的数据并了解你所处的位置，是什么推动了你的收入，以及你可以在哪些方面削减成本是至关重要的。拥有可靠的决策数据会让你在未来取得成功。”查理说。
作为一个自己动手的簿记员，你有第一手的知识和访问所有的数字，这让你在一个强大的地方做出明智的决定下一步。虽然获得专家的帮助和建议是有价值的，但要确保你永远不会失去对你的数字的扎实理解，无论你的日常管理是谁。