借贷并不是一个新概念。事实上，债务的概念——在未来某一天欠某人某物——甚至早于货币的存在，已知最古老的记录债务制度可以追溯到公元前3500年左右。在这种制度下，苏美尔农民用货物交换货物，或者，如果他们手头没有货物，就用货物的概念在未来的某个日期交付。换句话说，他们负债累累。
在现代商业世界中，债务被记录在一个被称为应付账款的账户中。一旦货物交付，你就在应付账款中记录欠款，直到债务还清为止。
跟踪应付账款对于评估一家公司当前的财务状况至关重要。它还有助于管理现金流，满足与供应商的最后期限，确保财务报表的准确性，识别和消除不必要的费用，并规划长期业务增长。
什么是应付账款?
应付账款(AP)是代表公司短期债务的账户。本质上，这个数字代表了一个企业欠别人的所有钱。这个账户列在资产负债表上，资产负债表是一个重要的财务报表，也是公司总账的一部分。
应付账款包括水电费和设施费用、租金、许可证、未支付的供应商或承包商发票以及其他每月费用。AP也用作公司应付账款部门的简称，该部门是负责管理公司所有未偿财务债务的人或部门，将其记录在应付账款的资产负债表上，并处理付款。
应付账款流程是如何运作的?
应付账款管理工作如下:
- 您的公司提交采购订单或与供应商签订合同。
- 货物或服务交付后，卖方向应付账款部门提交发票。
- 应付账款部门记录供应商发票的金额作为应付账款的贷方。
- 应付账款部门向企业所有者、财务总监或其他被授权批准费用的一方请求批准支付发票。
- 一旦收到批准，该部门就会处理发票的付款，并将付款金额借记应付帐款。
值得注意的是，应付账款通过将负债表示为正数来量化短期债务总额。这就解释了为什么当收到供应商发票时，应付账款是贷记(而不是借记)。应付账款余额为5000美元意味着贵公司欠债权人5000美元。负余额是不寻常的，这意味着你的公司为一种商品或服务支付了过多的费用，并被欠了钱。
应付账款自动化软件
使用。可以更容易地管理AP进程应付账款自动化软件．该软件使用自动发票处理技术来读取和数字化供应商发票，将发票与采购订单相匹配，并将适当的金额记入应付账款。AP自动化消除了您或您的团队成员在此任务上投入时间的需要，并减少了人为错误的可能性。当收到批准并付款时，该软件将自动借记应付账款，使您的资产负债表保持有序和最新。
AP自动化软件还可以生成其他财务报表，包括损益表和现金流量表。总之，这些报表提供了企业资金流动的记录:资产负债表提供了当前财务状况的快照，损益表(也称为损益表)显示了一段时间内的收益或损失，现金流量表记录了在这段时间内资金的流入和流出情况。
应付账款和应收账款
在权责发生制会计方法下，应付账款与应收账款一起使用，以帮助企业管理现金流，并提供公司整体流动性的清晰画面。
当应付账款追踪你的企业欠款时，应收账款跟踪您的企业所欠的客户或其他债务人的资金。这两个账户都在公司的资产负债表上被跟踪。应收账款记录通过向客户提供信贷直至收到付款的时间所进行的购买。一旦收到付款，您的会计团队将通过应收账款借方支付付款金额，并将贷方应用于您的收入账户。
应付账款与应付贸易
虽然术语有时会互换，但应付账款与贸易应付账款并不相同。贸易应付款代表货物和库存——比如，你用来缝被子的织物或办公室打印机的墨粉。另一方面，应付账款是一个总括性术语，指的是一家公司的所有未偿债务。租金、公用事业费、软件许可证和专业组织的会员资格都是属于应付账款而不属于应付贸易的费用。
可以把这些看作是嵌套的账户——应付账款总额包括对其他公司的所有未偿债务，而应付贸易账款则代表为换取库存物品而到期的应付账款的子集。
最终的想法
跟踪应付账款有很多好处。知道你欠了多少钱(以及什么时候欠)对企业主很有帮助管理现金流并计划履行所有未偿债务。你的应付帐款部门(或应付帐款自动化软件)也可以有策略地安排债务的支付时间，让你在税务或商业相关原因明智的情况下，用更少的现金运营。