对于任何重要的业务决策，您都需要权衡利弊、风险和潜力投资回报。业务需求文档是以有组织的格式全面描述项目的地方。
下面是编写全面的业务需求文档(称为brd)的一些指导方针，您可以使用它们来阐明下一个业务努力的基本原理、目标和共享愿景。
什么是业务需求文档?
业务需求文档(BRD)是对新需求的形式化描述项目的目标。它概述了公司为什么要着手这个项目，工作的范围，需要考虑的重要风险或限制，以及成功的实施是什么样的。
您可以使用BRD来定义项目的“原因”和“内容”——它所需要的所有内容以及它将如何使公司的底线受益。一个单独的文档，功能需求文档(FRD)，提供了关于项目执行的细节——“如何”。
编写业务需求文档的好处是什么?
为一个新项目编写BRD可以让你:
- 定义业务需求。BRD概述了企业为什么需要承担项目，以及它可能带来的好处。这可以减少企业在承担新项目时的不确定性、模糊性和焦虑。
- 提高透明度。brd提高了项目工作人员和他们报告的部门主管之间的项目可见性。它们还允许与供应商进行更清晰的沟通。
- 促进效率。概述了预算事先从上到下设定明确的期望，以便供应商理解项目参数，项目经理保持盈利。
业务需求文档的组件
BRD应该包含涉众可能需要了解项目目标和参数的所有信息。这包括:
- 项目目标。也被称为执行概要，本节讨论新项目的目标。例如，如果你想优化Facebook的广告，您的项目目标可能是将此类广告的投资回报率(ROI)提高30%。
- 项目治理。本节解释谁将监督项目并负责报告其结果。您可能会指定一个经理来领导项目团队。使用这一部分来布局团队结构。
- 利益相关者。使用此部分来识别可能对项目执行感兴趣的关键干系人以及其他员工和外部合作伙伴。涉众可能包括企业的高级管理层、董事会和特定部门的领导，以及参与日常项目实施的各方。这部分应该包括每个涉众的角色和职责的详细描述。
- 功能需求。这一部分应该确定使项目取得成果所需的资源。你需要投资新的吗项目管理软件？你需要临时工还是独立承包商?如果这个项目涉及开发一种新产品，你将如何制造你的原型？所有的费用是多少?
- 工作范围。虽然复兴开发银行的所有部分都很重要，但概述项目范围的部分可以说是最关键的。明确定义的项目范围将确定最终产品的里程碑、可交付成果和验收标准。
- 项目的限制。文档的这一部分概述了项目约束。这些因素包括项目预算、公司资源(包括工具和人员)、技术限制以及任何外部业务合作伙伴的可用性。
- 商业风险。本节概述了与项目实施相关的潜在风险。为每个风险指定优先级别和发生可能性，然后制定缓解战略，并指定谁负责预防和缓解风险。
- 成本效益分析。这个过程让干系人了解项目的经济收益和成本。这种分析可以帮助他们决定是否值得追求。一个完整的成本效益分析考虑直接成本(如原材料)、间接成本(如间接费用)、无形成本(如机会成本或声誉损害)和风险成本(延误、计划外工作等);然后将它们与项目产生的收益的估计值进行比较。这些也可以是有形的(利润)或无形的(品牌商誉)。
- 成功的指标。这部分应该包括如何衡量一个成功项目的信息。你对这个项目的期望结果是什么?至少，本节应该讨论作为项目直接结果的预计ROI，或者由于实施而避免的损失范围。
如何编写业务需求文档
编写BRD的最佳方法是拥有一个现有的模板，您可以快速填充该模板以满足每个特定项目的需求。在构建您的第一个业务需求文档时，遵循以下最佳实践会有所帮助:
- 委托。业务分析师通常起草BRD并评估与项目相关的业务需求和成本。项目经理负责监督BRD的执行，项目主管负责跟踪经理的进度并向公司领导层汇报。
- 使用简单的语言。用简单易懂的语言写你的brd。避免行话——您希望确保所有利益相关者都能很容易地理解BRD中的信息。
- 写活的文件。brd不需要打印在纸上，也不需要存储在文件柜里，也不需要更改。通过将您的brd存储在云中并允许为适当的涉众编辑功能，您可以允许brd随着您和您的同事对项目需求和问题解决方案的更多了解而发展。
- 包括视觉辅助工具。在适当的情况下，加入图表、表格、图表和插图等视觉元素，使brd更吸引人，更容易理解。
- 合作。brd永远不应该由一个利益相关者来写——除非你是独自经营你的业务。从利益相关者的代表性名单中获得验证，以确保您的BRD满足尽可能多的潜在项目需求。
业务需求文档FAQ
谁负责创建经批准的BRD?
一般来说，最好指派一个项目经理来监督BRD。项目经理可以提供大致的大纲，然后业务分析师使用它来起草文档。项目经理审查内容，并将最终草案提交给项目主管和其他关键干系人批准。
BRD和FRD有什么区别?
BRD描述高级业务需求，而功能需求文档(FRD)描述满足该需求所需的业务过程。FRD可以作为BRD的功能性项目需求部分的更深入的核算。可以将BRD视为探索业务解决方案的“是什么”和“为什么”，而FRD则概述“如何”。
没有BRD的风险是什么?
没有BRD的主要风险是组织混乱。如果没有一个单一的、连贯的文档来指导业务解决方案的实现，涉众可能无法理解可交付成果、最后期限和预算——这可能会导致意外的成本、与业务伙伴的关系破裂，并降低员工的士气。
BRD可以在项目生命周期中修改或更新吗?
BRD可以并且应该在项目生命周期中被修改或更新。业务是流动的，需求和期望可能随着项目的进展而变化。灵活的BRD将有助于您的团队更有活力、反应更快、更灵活。