保持现金流动和保持财务稳定的最好方法是有效地管理应收账款。
公司的应收账款是指未付的发票和欠客户的钱。从本质上讲，它是企业为赊账提供的产品或服务所持有的付款要求。
接下来，你将了解应收账款的重要性，应收账款流程，以及管理和减少应收账款周转的策略。
什么是应收账款?
应收账款是跟踪客户或其他债务人欠企业的款项的一种资产账户。从本质上讲，该帐户中的数字表示通过向客户提供信贷，直到企业收到预期资金为止所取得的销售额。
了解应收账款
应收账款被认为是一个流动资产账户，这意味着它只记录一个日历年内到期日的资金。
因此，它代表了短期债务:如果你签订了一份为期五年的合同，根据该合同，客户每年将支付固定金额，那么你的资产负债表上列出的应收账款余额将只包括一年内到期的金额。当应收账款没有支付时，一些公司会将其交给第三方催收公司来追讨债务。
应收账款采用权责发生制会计方法，在这种会计制度中，收入和费用在交易发生时入账，而不是在收到资金或借记资金时入账。
应收帐款和应付帐款
应收账款是管理现金流的关键:除了知道你有多少钱，知道你在不久的将来会有多少钱是很有帮助的。
了解你所欠的金额也很有帮助，这就是应付账款(AP)的由来。应付账款是指企业欠债权人的钱。
它可以包括材料成本，设施和公用事业费用等间接费用，以及承包商协议。这个数字也记录在你的资产负债表上的应付账款项下。AP本质上是AR的倒数。
应收账款流程是如何运作的?
应收账款的记录(和回收)遵循一个简单的过程:
- 顾客通过签署的合同或采购订单要求购买商品或服务。
- 货物或服务交付。
- 商家向顾客提供发票，并在应收账款中注明应付金额作为贷方。
- 客户支付余额，商家从应收账款中借记该金额，并将其记录为存款。
假设你经营一家销售手工粘土砖的电子商务企业，客户提交了300块方形瓷砖的采购订单，每块价格为1.50美元，总计450美元。
采购订单将包含付款条款并指定资金的到期日期，该日期从发票日期开始表示——例如，“净额60”意味着资金应在发票开具之日起60天内到期。
您将接受订单，制作和运输瓷砖，并向客户开出450美元的发票，加上税和运费(如适用)。客户欠下的总金额将在你的资产负债表上的应收账款项下记录为贷方。
一旦支付了这笔款项，总额将从应收账款中扣除，并作为收入项下的存款记录。
记录应收账款的好处
记录应收账款有很多好处，从允许你向客户提供信贷到衡量你如何有效地收集欠你公司的钱。它还可以帮助你管理现金流，简化你的会计系统，让你腾出时间专注于经营你的小企业。
改善客户关系
通过跟踪客户所欠金额的系统，向客户提供信贷成为可能。通过在应收账款中记录信用，企业主可以确保客户支付账单，而不必被迫提前收取现金，延长信用降低了购买障碍，增加了销售额。
延长信用还能建立商誉:要求你和你的客户提前付款可能会很麻烦，客户有时会犹豫是否要为他们尚未收到的商品或服务付款。
精简的会计制度
跟踪应收账款可以帮助你组织你的资产负债表和简化你的发票流程。
客户付款在你的资产负债表上出现三次:一次作为应收账款的贷方，一次作为应收账款的借方，一次作为收入的贷方。你可以很容易地交叉引用你的交易。
通过跟踪你的未偿债务，一个有组织的资产负债表也可以帮助你收集欠你的钱。它还可以帮助您分析未完成销售天数(DSO)，即销售完成后收取付款所需的平均天数。
电子商务会计软件甚至可以通过在开具发票时自动记入应收账款和在收到付款时自动借记应收账款(并记入收入)来自动化此过程的某些部分。
现金流管理和流动性计量
应收账款余额是衡量公司财务状况的关键指标。没有它，你的资产负债表就不能准确反映你的流动性。它也可以帮助你管理现金流，这样你就可以在手头现金较少的情况下履行债务。
与应收账款有关的风险
- 现金流量问题:延迟或未收回的应收账款可能导致现金流量不足，从而导致难以履行财务义务。
- 更高的融资成本:应收账款余额高的公司可能需要依赖外部融资，从而增加利息支出。
- 收入损失:未收回的应收账款或坏账最终可能无法收回，从而导致公司的收入损失。
- 信用风险敞口:不受监督的信用销售可能导致过度的信用风险暴露，增加不付款的可能性。
应收账款周转率
应收账款周转率是衡量公司管理应收账款有效性的财务指标。较高的比率表明应收账款的回收更频繁，而较低的比率表明赊销管理效率较低。
应收账款周转率的计算公式如下:
应收账款周转率=赊销净额/平均应收账款
地点:
- 净信用销售额=赊销销售总额减去退货和免税额
- 平均应收账款=期初和期末应收账款余额的平均值
如果你的公司每季度赊销10万美元，当年的应收账款平均余额为1万美元，那么你的应收账款周转率就是10:1，也就是10。
但是，如果同一时期的平均应收账款余额为120,000美元，则应收账款周转率小于1，为0.8。如果这个比率没有增加，那么随着时间的推移，你实际上是在赔钱，即使业务正在蓬勃发展——而且你越是增加赊销，你损失的钱就越多。
结合你的应收账款余额，你的应收账款周转率给你一个强有力的画面，你的企业的整体财务前景。
管理应收账款
实施有效的应收账款管理策略对于确保及时收款和保持健康的现金流至关重要。
- 建立清晰的信用政策;设定向客户提供信用的标准，包括信用限额、付款条件和对逾期客户付款的处罚。
- 执行信用检查:定期审查客户信用记录，以尽量减少不付款的风险。
- 及时发送发票:货物或服务交付后立即开具发票，以确保及时付款。
- 实施跟踪过程:建立对过期发票的跟踪流程，包括提醒、催收电话和上报程序。
- 为提前付款提供奖励:通过提供折扣或其他激励措施鼓励客户尽早付款。
- 监控应收账款周转情况;定期分析应收账款周转，以确定趋势，并评估信用政策的有效性。
- 定期检讨及更新你的信贷政策:定期评估你的信贷政策，以确保它们保持有效，并根据不断变化的经济状况和客户行为进行必要的调整。
应收帐款账龄表
应收账款账龄表是一种财务报表，它根据未偿还的应收账款的时间长度对未偿还的应收账款进行分类。
该报告帮助企业识别逾期帐户，评估信用风险，并确定收款工作的优先级。
应收账款账龄表通常包括以下几栏:
- 客户名称
- 未偿余额总额
- 当前(尚未到期)
- 逾期1-30天
- 逾期31-60天
- 逾期61-90天
- 逾期超过90天
通过管理应收账款来收回欠你的钱
应收账款是权责发生制会计系统的重要组成部分，它使企业主能够管理现金流，并在向客户提供信贷的同时保持准确、有组织的资产负债表。
与应付账款相结合，它可以让你的会计团队关注长期财务前景，并为你提供指标，以确保客户按时支付账单。
如果你是权责发生制会计的新手，记录你手头上没有的钱的信用会让你感到有点神经紧张。一个有经验的会计合作伙伴(或现代会计软件)可以帮助你自信地跟踪这些交易，并使用这些信息来计划未来。
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